Guide de conformité au RGPD pour les professionnels des affaires publiques

Afin d’aider les professionnels du secteur (cabinets de conseil en affaires publiques ou en lobbying, service interne d’une entreprise) à se mettre en conformité avec le RGPD, plusieurs associations représentatives des professionnels des affaires et des relations publiques ont élaboré ensemble un guide, rédigé en concertation avec la CNIL.

Ce guide poursuit principalement 2 objectifs :

- apporter de la sécurité juridique aux professionnels des affaires publiques dans leurs activités quotidiennes ;

- permettre à ces professionnels de mener des actions concrètes pour assurer la protection des données personnelles qu’ils utilisent.

Il concerne les traitements de données personnelles propres à l’activité des professionnels des affaires publiques et aide à :

- comprendre quelles sont les parties prenantes pertinentes sur un sujet donné, notamment à travers une cartographie, identifiant les acteurs gouvernementaux, administratifs, associatifs, parlementaires, et médiatiques qui font partie de l’environnement de l’entité concernée ;

- agir auprès d’acteurs identifiés lors de l’élaboration de la cartographie (par exemple, par l’élaboration d’un plan d’engagement) ;

- maintenir des relations professionnelles, notamment par la constitution d’un « carnet d’adresses » (ou « capital d’intelligence ») dans les domaines d’expertise des différentes structures.

Le guide ne couvre pas les traitements de données qui ne sont pas spécifiques aux affaires publiques. Pour ces activités, la CNIL invite les professionnels à se référer aux outils et recommandations dédiés (par exemple, la gestion des ressources humaines ou encore la gestion commerciale).

Il propose d’accompagner les professionnels du secteur dans la compréhension de certains principes clés de la règlementation :

- la qualification juridique des acteurs (responsable ou coresponsable de traitement, sous-traitant) ;

- les bases légales et les conditions de traitement des données « sensibles » ;

- l’information et les conditions dans lesquelles il est possible de déroger à l’obligation d’informer individuellement les personnes concernées ;

- les durées de conservation des données.